La eficiencia en nuestro puesto de trabajo está en la gestión del tiempo. Y cómo lo administramos no solo afecta a la calidad final, sino también a nuestra capacidad de atender imprevistos.

Estructurar el proceso y la vida de los proyectos, aunque parezca contradictorio, es algo a lo que hay que dedicarle tiempo. Pero todo gestor de proyectos puede tener un as en la manga que haga que todo sea mucho más fácil. Hablamos, efectivamente, de los softwares de gestión de proyectos.

Los gestores de proyectos proporcionan información a todos los niveles, ayudándonos a gestionar y planificar, identificar riesgos, conocer los plazos de entrega, equilibrar las cargas de trabajo, administrar horarios y coordinar las tareas de nuestro equipo.

 ¿Cuál es el mejor? Eso depende. Es importante entender que no existen herramientas mejores o peores, sino que se adecuan mejor o peor a nuestra organización y a sus procesos. Una herramienta de gestión de proyectos no es una agenda personal, sino un software compartido que busca la eficiencia en los procesos interdepartamentales. Por tanto, nuestra primera recomendación es utilizar el periodo de prueba para identificar cuál de ellas recoge mejor nuestro modo de operar.

En el caso concreto de agencia, usamos Asana para favorecer el tránsito de los proyectos entre departamentos en combinación con Slack, un software de mensajería instantánea con un foco muy dinámico.

Un tándem para el cumplimiento de tu reloj: Asana & Slack

Asana, por ejemplo, cuenta con una versión free o básica pensada tanto para usuarios individuales como para equipos que están empezando a gestionar proyectos.

Si sigues leyendo este artículo es porque te encuentras precisamente en este punto, en la fase de plantearte y de hacerte preguntas (no siempre fáciles de responder). Quizás, empezar a gestionar tus tareas, visualizar la lista diaria, el calendario con las fechas de entrega, asignar responsables y COLABORAR con el equipo te ayudará a encontrarlas.

Aquí una demo de la herramienta:

Por otro lado, Slack (o como ellos mismos se definen “el motor de tu trabajo”). Es muy útil para ganar agilidad; en la toma de decisiones, en el proceso de trabajo, en la comunicación etc.

Quizás lo que la convierte todavía más en un must de tu día a día es las opciones de integración con tus otras herramientas de trabajo, por ejemplo Drive, Outlook, Gmail….